Vous pouvez lire la version Word du document ici.
Vous venez de recevoir, le 14 décembre, le formulaire de demande PSOC 2018-2019 du CIUSSS du Centre-Sud de l’Île-de-Montréal.
Vous avez jusqu’au 2 février 2018, à 16h00 pour le retourner dûment signé et approuvé.
Comme la convention 2015-2018 est toujours valide pour 2018-2019, vous avez à remplir le formulaire abrégé. Le formulaire abrégé PSOC est l’un des outils que le CIUSSS et le MSSS utilisent pour déterminer rapidement si les organismes continuent à correspondre à certains critères de base du programme PSOC. Le formulaire abrégé sert aussi à demander le montant de subvention nécessaire au bon fonctionnement de votre organisme. Le formulaire abrégé 2018-2019 est une version très légèrement modifiée par le MSSS du formulaire de 2017-2018.
Nous vous invitons à consulter le document Foire aux questions produit par le CIUSSS du Centre-Sud (et joint au courriel avec votre demande) qui apporte des indications et précisions pour remplir le formulaire.
Nous vous suggérons d’organiser sans tarder une séance du conseil d’administration de votre organisme pour adopter une résolution confirmant le montant demandé et les justifications. Cette résolution doit être adoptée avant que vous soumettiez votre formulaire, donc avant le 2 février 2018.
Conseils concernant certaines sections du formulaire
Section 4.1 Nombre de jours ou de semaines de fermeture du 1 avril 2017 au 30 janvier 2018
Nous vous conseillons de n’indiquer ici que vos fermetures économiques : c’est à dire les moments où vous êtes fermés et où les employés ne sont pas payés.
Un organisme ouvert 4 jours par semaine sera fermé 52 jours par année, soit 39 jours entre le 1er avril et le 30 janvier 2018. Un organisme qui suspend complètement ses activités durant une période par manque de fonds (exemple fermeture pour 2 mois) devrait également l’inclure.
Nous vous suggérons de ne pas inclure dans le calcul les journées où votre organisme n’est pas ouvert au public si les employés travaillent (réunion, préparation, rédaction, administration, etc.) L’organisme demeure ouvert au sens où les activités de gestion interne et de vie associative font partie de sa mission. De même, l’organisme continue à opérer malgré les vacances : le C. A. continue ses activités, le courrier se dépouille, les salaires, retenues à la source et les factures se paient, certains comités peuvent se poursuivre, etc. Les vacances régulières font partie des conditions de travail de tout organisme.
Le financement à la mission n’est pas un financement uniquement de service direct à la population. Il s’agit aussi d’un financement pour la vie associative, pour se réapproprier du pouvoir, pour apprendre à prendre les meilleures décisions par, pour et avec les membres en fonction de la réalité de l’organisme et des besoins de ses membres.
Section 4.2 Ressources humaines
Notez les dates de l’année de référence : du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2017.
ATTENTION : Dans la colonne de droite, on vous demande d’indiquer le nombre d’heures rémunérées. L’an dernier, le MSSS nous demandait d’indiquer le nombre d’heures travaillées. Les heures rémunérées incluent les vacances et les congés fériés, ce qui reflète les obligations financières de nos organismes. Ce changement est un gain appréciable.
5.1 Les revenus totaux pour 2018-19 dont l’organisme a besoin : ce montant devrait être plus élevé que ce que vous demandez au PSOC.
5.2 Montant demandé dans le cadre du PSOC : Nous vous conseillons d’exprimer vos besoins optimaux pour la réalisation de votre mission et non le minimum pour assurer votre survie.
- a) Quelques questions à se poser pour bien évaluer ses besoins
La subvention à la mission globale que vous recevez actuellement est-elle suffisante :
- pour avoir l’équipe nécessaire pour réaliser pleinement la mission que les membres ont donnée à l’organisme?
- pour réaliser les activités projetées par le plan d’action adopté par les membres?
- pour faciliter la participation des membres, par exemple en défrayant les coûts de transport ou autres?
- pour soutenir et encourager la vie associative et démocratique?
- pour travailler en concertation?
- pour offrir des conditions de travail en cohérence avec les valeurs que vous portez (conciliation famille-travail-études, congés pour éviter l’épuisement professionnel, conditions salariales et autres pour assurer une stabilité dans l’équipe de travail, etc.)
- pour couvrir l’ensemble des frais liés au loyer et au matériel informatique, etc.?
- pour assurer la stabilité de l’organisme?
Les réponses à ces questions devraient vous permettre de déterminer le montant de la subvention à la mission globale qui permettrait à votre organisme d’être pleinement opérationnel, c’est-à-dire vos besoins optimaux. Elles vous aideront également à justifier le montant demandé en 5.4.
- b) les seuils planchers nationaux présentés au MSSS en 2013
En 2013, le Comité de coordination de la campagne Je soutiens le communautaire a procédé à des travaux pour proposer au MSSS d’utiliser des seuils planchers nationaux. Ils ont pour objectif de permettre la couverture des dépenses admissibles au PSOC, soit : les frais salariaux, les frais de logement, d’administration et de bureau et les frais liés à la vie associative et aux activités. Ils représentent le montant minimum requis pour qu’un organisme type puisse réaliser sa mission.
Le RIOCM vous rappelle cependant que votre organisme doit faire sa demande en fonction de ses besoins réels: elle peut être supérieure aux seuils planchers ou encore inférieure si vos besoins sont moindres. Cette évaluation appartient à votre conseil d’administration.
La manière dont les seuils planchers ont été calculés peut vous soutenir dans l’analyse de vos besoins financiers.
Équipe de travail minimale des groupes par typologies :
- au moins 3 personnes à temps plein pour un groupe « Aide et entraide »
- au moins 3 personnes à temps plein pour un groupe « Promotion et sensibilisation »
- au moins 5 personnes à temps plein pour un groupe « Milieu de vie »
- au moins 10 personnes à temps plein pour un groupe « Hébergement »
Ces chiffres ont servi à calculer les coûts liés aux ressources humaines, et quoi de mieux pour établir des balises « typiques », que d’appliquer des statistiques. C’est donc le salaire moyen québécois qui a été utilisé (en 2012 c’était 22,18 $ de l’heure), pour des semaines de 35 heures pour 52 semaines. De plus, un taux de 16,87% de charges sociales a été calculé (incluant un 4 % pour un régime de retraite).
Seuils planchers nationaux proposés :
c) L’indexation annuelle en fonction des coûts de système ou de l’IPC ?
Certains regroupements revendiquent que l’indexation annuelle ne soit plus basée sur l’indice des prix à la consommation (IPC), mais selon un calcul qui tient vraiment compte des conséquences de toutes les augmentations qu’un groupe doit assumer. Le MSSS utilise un calcul de ce type pour fixer l’indexation qu’il attribue dans son réseau, cela s’appelle l’indexation en fonction de la hausse des « coûts de système». Cette indexation vise à tenir compte des obligations des organismes, soit respecter les contrats de travail, le bail ou l’hypothèque, assumer la hausse des coûts d’assurances, verser les retenues d’impôts comme employeur, entretenir le matériel existant, etc. La hausse de ces coûts est généralement supérieure à l’inflation!
Vous êtes invités à demander une indexation selon la hausse des coûts de système, soit 3,25%.
L’indexation n’est pas une augmentation
Rappelons que l’indexation permet uniquement de suivre l’augmentation des coûts à assumer. Ainsi, obtenir l’indexation des subventions, même basée sur les coûts de système, ne permet que de poursuivre le travail que l’on faisait. L’indexation n’est donc pas une augmentation. Pour développer des projets, embaucher une personne de plus, réaliser des nouvelles activités… c’est une augmentation que ça prend!
5.4 Justification
N’oubliez pas de justifier le montant demandé! S’il y avait des nouveaux crédits au PSOC, vous pourriez ne pas obtenir d’augmentation si cette section n’est pas remplie, même si vous demandez un montant supplémentaire en 5.2.
En terminant, nous vous souhaitons une excellente période des fêtes!
N’hésitez pas à nous contacter dès le 8 janvier pour toute information complémentaire,
L’équipe du RIOCM