BABILLARD COMMUNAUTAIRE

2021-10-24
CARI St-LAURENT

Secrétaire-réceptionniste

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Le CARI St-Laurent est à la recherche d’une secrétaire réceptionniste, qui accueille et fournit les informations aux personnes s’adressant à l’organisme. Elle va assurer la réalisation des activités reliées à l’accueil des usagers, à la gestion des appels téléphoniques et au support administratif.

Dans le cadre de son rôle elle encourage la promotion de la mission et des valeurs du CARI St-Laurent.

Responsabilités principales
– Arriver avant l’ouverture pour ouvrir les portes et partir après la fermeture pour fermer les portes de l’organisme
– Démarrer les présentations multimédias à l’ouverture de l’organisme
– Prendre les messages sur la boîte vocale, répondre et/ou les transmettre aux employés
– Accueillir de façon courtoise et chaleureuse les usagers, fournir des renseignements et orienter vers la personne ou le service approprié
– Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les acheminer ; recevoir et acheminer les télécopies
– Faire les ventes au comptoir, préparer les factures et ou reçus et percevoir les montants
– Rédiger à l’ordinateur différents rapports et documents, qui relèvent de ses fonctions
– Effectuer les opérations classiques de secrétariat: frappe, photocopie, archivage, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données des membres, des fichiers, reprographie
– Produire le calendrier général des activités du CARI St-Laurent
– Préparer des diaporamas sur les activités de l’organisme et en assurer la mise à jour
– Être responsable du membership : base de données, carte de membre, convocation à l’assemblée, correspondance avec les membres et suivi du membership
– Préparer tous les envois postaux ou de messagerie
– Gérer le stock des fournitures de bureau et faire les commandes
– Faire les appels de service auprès du fournisseur du photocopieur
– Participer aux réunions et à des événements spéciaux organisés par l’organisme
– Promouvoir les activités offertes par l’organisme auprès des usagers et autres partenaires
– Effectuer toutes autres tâches connexes à ses fonctions

Exigences requises
Scolarité et connaissances :
– Détenir un diplôme d’études collégiales minimalement et avoir une expérience professionnelle d’un an au moins en lien avec l’emploi; Une bonne connaissance de l’environnement Windows et de la Suite Microsoft Office
– Avoir une connaissance de la réalité des personnes immigrantes
– Maîtrise de la langue française orale et écrite et de l’anglais, la connaissance d’une autre langue est un atout

Habiletés
– Orientée vers la satisfaction du client avec un esprit d’initiative, anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement, souci du détail, autonomie et polyvalence
– Sens du travail en équipe, de l’approche client et des comportements éthiques
– Très bonne communication : orale et écrite, courtoisie, entregent, patience et diplomatie
– Ouverture au changement
– Respect de l’autorité
– Résistance au stress

Lieu de travail : 774, boulevard Décarie, bureau 300; Saint-Laurent H4L 3L5

Conditions de travail:
Salaire compétitif
37,5h/semaine du lundi au vendredi

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur candidature au plus tard le 24 octobre 2021 à l’attention du Comité de sélection à l’adresse Courriel : carist@cari.qc.ca

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.