BABILLARD COMMUNAUTAIRE

2022-12-31
Projets Autochtones du Québec (PAQ)

Human Resources Manager / Responsable RH

Projets-Autochtones

Titre du poste : Directeur.rice des Ressources Humaines
Sous la responsabilité de : Directeur.rice des opérations
Rapports directs : Directeur.rice générale
Contrat : Contrat permanent à temps plein (40 heures par semaine)
Lieu de travail : Il s’agit principalement d’un poste sur place dans les bureaux de PAQ au centre-ville de Montréal. Un maximum de deux jours par semaine peut être travaillé à distance.
Salaire et avantages sociaux :
68 640 $ – 79 040 $ selon l’expérience. Les avantages comprennent 4 semaines de vacances, 10 jours de congé de maladie/personnel payés, un ensemble de prestations de santé après 3 mois. Les vacances passent à 5 semaines par an au cours de la troisième année.

Les candidats qualifiés qui s’identifient comme autochtones sont encouragés à postuler.

PAQ est une organisation autochtone qui accompagne les Premières Nations, les Inuits et les Métis confrontés à l’insécurité du logement à Tio’tià : ke / Montréal. Grâce à une approche culturellement adaptée, fondée sur l’autonomisation et la réduction des méfaits, nous offrons des abris, des options de logement et des services qui favorisent la guérison, le bien-être et la communauté. Nous travaillons en partenariat pour défendre les droits à la santé et au logement des peuples autochtones urbains.

Objectif du poste

Relevant du directeur des opérations, le gestionnaire des ressources humaines est membre de l’équipe de direction de PAQ et assure le leadership dans ce contexte. Le gestionnaire des RH supervise la santé et la sécurité au travail, le bien-être du personnel, le recrutement, la formation, la rétention, l’évaluation du rendement et le développement professionnel. Il contribue à un milieu de travail diversifié, inclusif et équitable, en prenant des mesures pour approfondir l’engagement du PAQ envers nos valeurs et notre mission.

Le gestionnaire des RH crée et entretient une équipe qui reflète les principes de la sécurité culturelle, de l’engagement communautaire, de la réduction des méfaits, des soins tenant compte des traumatismes et de l’épanouissement.

Tâches et responsabilités
Leadership organisationnel
En tant que membre de l’équipe de gestion du PAQ, contribuer à la vision, aux plans, aux budgets et aux stratégies de l’organisation ;
Assumer la responsabilité générale de veiller à ce que le PAQ soit un lieu de travail attrayant, équitable et culturellement sûr.
Partager proactivement l’information avec les autres membres de l’équipe de gestion et collaborer à des initiatives transversales ;
S’assurer que PAQ est conforme à toutes les réglementations et législations du travail et suit les meilleures pratiques du secteur ;
Représenter PAQ lors de réunions externes avec des partenaires et des fournisseurs, et dans d’autres fonctions en contact avec l’extérieur, d’un commun accord avec le directeur des opérations ;
Participer et faire des présentations aux réunions du conseil d’administration, selon les besoins ;
Avec l’engagement du directeur exécutif et du conseil d’administration de montrer l’exemple, insuffler une culture de qualité, de transparence et de responsabilité au PAQ ;
Contrôler, évaluer et gérer les résultats par rapport aux plans et budgets approuvés ; veiller à ce que les objectifs soient atteints.

Administration des RH
Utiliser la plateforme RH en ligne du PAQ, Bamboo HR :

Servir de ressource pour l’ensemble du personnel, en fournissant des informations, des conseils et en résolvant les problèmes de RH quotidiens ;
Créer et maintenir toutes les politiques liées aux RH ;
Traiter les changements liés à la paie (par exemple, les nouvelles embauches, les changements de statut, les cessations d’emploi) ;
Assurer l’exactitude des soldes de congés de maladie, de vacances et d’heures supplémentaires pour tout le personnel ;
Aider à la mise en œuvre du programme de santé et de sécurité, notamment en remplissant tous les documents et formulaires connexes et en effectuant des inspections sur le lieu de travail ;
Diriger toutes les liaisons et la correspondance pour les dossiers de la CNESST ;
Aider à la gestion des réclamations en matière de santé et de sécurité au travail et remplir les formulaires ;
Inscrire les nouveaux employés, traiter les changements de salaire et d’autres transactions en veillant à ce que les régimes d’assurance collective médicale et dentaire et le régime de retraite soient à jour et exacts ;
Numériser tous les dossiers du personnel, les fichiers, les feuilles de temps et autres documents ;
Rédiger le procès-verbal de diverses réunions, selon les besoins ;
Collecter et rapporter les données relatives aux ressources humaines et fournir une analyse des tendances ;
Fournir une assistance aux autres membres de la direction, selon les besoins ;
Participer à des activités à l’échelle de l’organisation et à d’autres tâches, le cas échéant.
Superviser les projets clés exigés par le gouvernement tels que l’équité salariale, la francisation, les réformes de la santé et de la sécurité au travail.

Planification, recrutement, embauche et intégration du personnel

Mettre en œuvre des pratiques et des stratégies de recrutement et d’embauche permettant d’augmenter et de conserver le nombre d’employés autochtones au PAQ ;
Se tenir au courant des dernières pratiques exemplaires du secteur en matière de recrutement, d’embauche et d’intégration ;
Élaborer et assurer l’approbation et les budgets de la planification du personnel de PAQ ;
En collaboration avec les directeurs, les gestionnaires et les coordonnateurs, veiller à ce que les descriptions de poste soient complètes et à jour pour tous les rôles actifs au PAQ ;
Assurer la liaison avec le recruteur externe du PAQ pour tous les processus de recrutement.
Superviser et coordonner les processus d’embauche des employés en partenariat avec les directeurs, les gestionnaires et les coordonnateurs ;
Développer des procédures et des pratiques d’accueil cohérentes en collaboration avec l’équipe de direction ;
Fournir une orientation et une formation aux nouveaux employés ;
Évaluer et identifier les lacunes dans les connaissances et les compétences du personnel ;
Développer des stratégies créatives pour recruter les meilleurs candidats possibles issus de milieux divers ;
Développer des relations avec les CÉGEPS, les universités (et autres) telles que les bureaux de placement professionnel et les départements spécifiques, afin d’accroître le succès du recrutement ;

Formation et gestion du rendement

Identifier les besoins en formation et, en collaboration avec les gestionnaires et les coordonnateurs, concevoir et élaborer du matériel et des programmes de formation pour le personnel du PAQ ;
Animer les sessions de formation et d’accueil des nouveaux employés ;
Identifier les formateurs et les partenaires externes qui peuvent offrir des possibilités de formation et de développement professionnel au personnel ;
Aider les coordinateurs à gérer les problèmes de performance avec le personnel d’une manière juste, compatissante et efficace ;
Concevoir/actualiser et mettre en œuvre des outils et des processus de gestion des performances qui garantissent un examen semestriel des performances et un retour d’information régulier pour tous les employés ;
Traiter tous les incidents de faute professionnelle au sein de l’équipe de logement en conformité avec les politiques du PAQ, et en collaboration avec le directeur exécutif.

Reconnaissance et rétention

Développer des stratégies créatives pour reconnaître, motiver et célébrer le personnel ;
Explorer les partenariats potentiels avec des professionnels et des fournisseurs de services externes qui peuvent offrir des avantages supplémentaires au personnel, par exemple des coachs personnels ;
Identifier les tendances internes en matière de recrutement et de maintien en poste, par exemple en ce qui concerne le roulement du personnel, et élaborer des stratégies pour atténuer et gérer les risques pour le PAQ, et garantir une équipe formée, expérimentée et satisfaite ;
Co-développer des opportunités de développement professionnel pour tout le personnel ;
Créer des opportunités d’avancement au sein de l’équipe ;
Créer des mécanismes pour le transfert de connaissances, le coaching par les pairs et la planification de la succession ;
Recherche, recommandation et mise en place éventuelle d’un plan d’épargne retraite pour les employés.

Autre :

Infuser un esprit d’excellence, d’innovation et de collaboration dans la culture et l’environnement de travail du PAQ.
Promouvoir les valeurs du PAQ au travail et à l’extérieur.
Autres tâches assignées par le directeur général

Valeurs et attributs requis

Faire preuve de compréhension et d’engagement à l’égard de la réconciliation avec les peuples autochtones du Canada.
S’engager à intégrer les valeurs et les approches autochtones dans tous les processus et initiatives de PAQ en matière de RH. Être capable d’établir de solides relations de collaboration avec les intervenants internes et externes.
Grande énergie, attitude positive, esprit d’initiative, créativité et persévérance.
Qualités personnelles d’intégrité et de crédibilité
Forte compréhension de la confidentialité et de la discrétion
Désir de travailler avec une grande diversité de personnes dans un environnement fluide et dynamique.
Intérêt pour la technologie et l’amélioration des systèmes de travail

Connaissances, compétences et expérience

Au moins cinq ans d’expérience dans un rôle de coordination ou de gestion des ressources humaines, de préférence au sein (mais pas uniquement) du secteur communautaire ou à but non lucratif ;
Expérience avérée dans au moins 4 des 8 domaines suivants :
Santé et sécurité au travail
Droit et réglementation du travail au Québec
Administration des RH
Recrutement, embauche et intégration
Formation et gestion du rendement
Programmes de reconnaissance et de rétention des employés
Initiatives en matière de diversité, d’équité et d’inclusion
Élaboration de politiques
Solides compétences écrites en français ou en anglais et capacité à travailler efficacement dans la deuxième langue.
Solides compétences en gestion du temps et en coordination, avec la capacité de prioriser plusieurs tâches.
Connaissance approfondie de l’ensemble de la législation, des règlements et des directives en matière d’emploi ;
Intérêt avéré pour les pratiques innovantes en matière de ressources humaines et le développement organisationnel.
La connaissance de Bamboo HR est un atout.

Qualifications académiques ou autres requises
Baccalauréat ou DEC dans un domaine connexe
Un titre de CRHA est un atout important.
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Job Title: Human Resources Manager
Reports To: Operations Director
Direct Reports: None
Contract: Full-time permanent contract (40 hours per week)
Location: This is primarily an onsite role at PAQ’s offices in downtown Montréal. A maximum of two days/week may be worked remotely.
Wages and benefits:
$68,640 – $79,040 commensurate with experience. Benefits include 4 weeks vacation, 10 paid sick/personal days, health benefits package after 3 months. Vacation increases to 5 weeks / year in year 3.

Qualified candidates who identify as Indigenous are encouraged to apply.

PAQ is an Indigenous organization that accompanies First Nations, Inuit and Métis peoples facing housing insecurity in Tio’tià: ke / Montréal. Using a culturally adapted approach based on empowerment and harm reduction, we offer shelter, housing options and services that promote healing, well-being and community. We work in partnership to advocate for the health and housing rights of urban Indigenous Peoples.

Job Purpose

Reporting to the Operations Director, the Human Resources manager is a member of PAQ’s Management team and provides leadership in this context. The HR Manager oversees workplace health and safety, staff wellness, recruitment, training, retention, performance evaluation, and professional development. They contribute to a diverse, inclusive, and equitable workplace, taking steps to deepen PAQ’s commitment to our values and mission.

The HR manager builds and nurtures a team that reflects the principles of cultural safety, community ownership, harm reduction, trauma informed care, and empowerment.

Duties and Responsibilities
Organizational leadership
As part of the PAQ Management Team (MT), contribute to the overall organizational vision, plans, budgets, and strategies;
Hold overall responsibility for ensuring PAQ is an attractive, fair, and culturally safe place of employment.
Proactively share information with other MT members & collaborate on cross-cutting initiatives;
Ensure PAQ is compliant with all labour regulations and legislation and following sector best practices;
Represent PAQ at external meetings with partners and suppliers, and in other external-facing functions in mutual agreement with the Operations Director;
Participate and present at meetings of the Board of Directors, on an as-needed basis;
With the commitment of the Executive Director and Board to lead by example, infuse a culture of quality, transparency and accountability at PAQ;
Monitor, evaluate & manage outputs against approved plans & budgets; ensure targets are met
HR administration
Using PAQ’s online HR platform, Bamboo HR:
Serve as a resource for all staff, providing information, advice and resolving day-to-day HR issues;
Create and maintain all HR related policies;
Process payroll-related changes (e.g. new hires, status changes, terminations);
Ensure the accuracy of sick, vacation and overtime balances for all staff;
Assist with the implementation of the health and safety program including completion of all related paperwork and forms, performing workplace inspections;
Lead on all liaison and paperwork for CNESST files;
Assist with workplace health and safety claims management and completion of forms;
Enroll new staff, processing salary changes, and other transactions ensuring the Group Medical and Dental benefit plans and Pension Plan are up to date and accurate;
Digitize all personnel records, files, timesheets and other documentation;
Take minutes at various meetings as required;
Collect and report human resource-related data and provide analysis of trends;
Provide assistance to other members of management as required;
Participate in organization-wide activities and other duties as required.
Oversee key government required projects such as équité salariale, francisation, workplace health and safety reforms.
Staff planning, recruitment, hiring and onboarding
Implement recruitment and hiring practices and strategies that increase and retain the number of Indigenous employees at PAQ;
Stay abreast of the latest best practices in recruitment, hiring and onboarding from the sector;
Build and ensure approval and budgets for PAQ’s staff planning.
In collaboration with Directors, Managers, and Coordinators, ensure complete and up-to-date job descriptions for all active roles at PAQ.
Liaise with PAQ’s external recruiter on all recruitment processes.
Oversee and coordinate employee hiring processes in partnership with Directors, Managers and Coordinators;
Develop consistent onboarding procedures and practices in collaboration with the management team;
Provide orientation and training to new employees;
Assess and identify gaps in knowledge and skills for staff;
Develop creative strategies for recruiting the best possible candidates from diverse backgrounds;
Develop relationships with CEGEPS, Universities (and more), such as career placement offices and specific departments, to increase recruitment success;

Training and Performance Management

Identify training needs, and, in collaboration with managers and coordinators, design and build training materials and programs for PAQ staff;
Facilitate training and onboarding sessions for new staff;
Identify trainers and external partners who can provide training and professional development opportunities to staff;
Support Coordinators to manage performance issues with staff in a fair, compassionate, and effective manner;
Design/update and implement performance management tools and processes that ensure a bi-annual performance review and regular feedback for all employees;
Handle all incidents of professional misconduct within the housing team in compliance with PAQ policies, and in collaboration with the Executive Director.
5) Recognition and Retention
Develop creative strategies to recognize, motivate and celebrate staff;
Explore potential partnerships with external professionals and service providers who can offer additional benefits to staff e.g. personal coaches;
Identify internal recruitment and retention trends, for example regarding turnover, and develop strategies to mitigate and manage risks for PAQ, and ensure a trained, experienced and satisfied team.;
Co-develop professional development opportunities for all staff;
Create opportunities for advancement in the team;
Create mechanisms for knowledge transfer, peer-coaching and succession planning;
Research, recommendation and possible implementation of a retirement savings plan for employees
Other:
Infuse a spirit of excellence, innovation and collaboration within PAQ culture and working environment
Promote PAQ’s values at work and externally
Other duties, as assigned by the Executive Director

Required Values and Attributes

Demonstrate understanding and commitment to reconciliation with Canada’s Indigenous peoples
Committed to imbedding Indigenous values and approaches across all PAQ HR processes and initiatives Able to build strong collaborative relationships with internal and external stakeholders
High energy, positive “can-do” attitude, with a high degree of initiative, creativity, and perseverance
Personal qualities of integrity and credibility
Strong understanding of confidentiality and discretion
Desire to work with a diversity of people in a fluid, dynamic environment
Interested in technology and improving work systems

Knowledge, Skills and Experience

Minimum five years’ experience working in a human resources coordination or management role, preferably within (but not limited to) the not-for-profit or community sector.;
Proven experience in at least 4 of the following 8 areas:
Workplace health and safety
Québec labour law and regulations
HR Administration
Recruitment, hiring and onboarding
Training and performance management
Employee recognition and retention programs
Diversity, equity and inclusion initiatives
Policy development
Strong written skills in either French or English with an ability to work effectively in the 2nd language.
Strong time management and coordination skills with the ability to prioritize multiple tasks.
Comprehensive knowledge of all employment legislation, regulations and guidelines;
Demonstrated interest in innovative human resources practices and organizational development.
Knowledge of Bamboo HR is an asset

Required Academic or Other Qualifications
Bachelor’s degree or DEC in a related field
A CHRP designation is a significant asset