BABILLARD COMMUNAUTAIRE

2024-02-12
Projet 10 / Project 10

Direction générale / Project 10 Executive Director

(Anglais en bas)

Travailler pour le bien-être et l’autonomisation de la jeunesse 2SLGBTQ+ vous passionne?
Cherchez-vous un emploi significatif engagé tous les jours pour faire une différence dans la vie des gens?
Êtes-vous quelqu’un qui aime le défi et qui réjouit de la complexité?
Dans un poste de direction, auriez-vous l’esprit collaborateur, compassionné, positif et rassurant?
Êtes-vous autonome et efficace, doté.e d’un sens de l’organisation?
L’anti-oppression figure-t-elle dans votre parcours comme personne engagée?

Projet 10 cherche actuellement à remplir le poste Direction générale pour guider l’organisme dans un esprit proactif, organisé et collaborateur à travers une période de transition exceptionnelle. Projet 10 travaille à promouvoir le bien-être personnel, social, sexuel et mental des adolescant·e·s et des jeunes adultes lesbien·ne·s, gais, bisexuel·le·s, transgenres, transexuel·le·s, bispirituel·le·s, intersexes ou en questionnement âgé·e·s de 14 à 25 ans. Prônant la défense des droits, la conscientisation et une approche de réduction des méfaits, Projet 10 vise à développer l’autonomisation et l’autodétermination des jeunes sur les plans individuel, communautaire et institutionnel, mettant au cœur de ses activités les individus et les groupes qui vivent des oppressions multiples et intersectionnelles. Les services sont offerts gratuitement, de façon confidentielle et anonyme, en français et en anglais.

Pour plus de détails à propos des services et programmes de Projet 10, voici son site. Vous pouvez également consulter leurs derniers rapports financiers et annuels en cliquant ici.

Nous recrutons en même temps pour le poste de Direction des finances chargée du financement. Suivant une période d’encadrement, la formation continue sera offerte à la personne nouvellement embauchée.

Conditions:
Salaire annuel: de 75 000 $ à 80 000 $ (selon expérience)
32-40 heures par semaine (selon vos préférences et les besoins de l’organisme) avec mode hybride parfois possible
Avantages sociaux intéressants, dont:
Avantage médicaux (Assurances Desjardins)
500 $ par année fiscale (1er avril au 31 mars) de contribution au soins personnels (selon approbation par le Conseil d’administration)
Quatre (4) semaines de vacances, dont deux sont choisies par l’employé.e avec au moins 4 semaines d’avis, selon approbation par le Conseil d’administration. Deux (2) semaines seront obligatoirement durant les périodes de fermeture des bureaux (1 semaine au mois d’août, 1 semaine au mois de décembre).
Nombre de jours de congé ou absences autorisées selon notre politique de personnel s’appliquera, entre autres, au deuil, à la sabbatique de développement professionnel, aux jours fériés religieux, aux périodes de congé spéciales payées préalablement.

Champs d’activité et responsabilités principales:
Gestion financière:
Collaborer avec la Direction des finances, au besoin, pour assurer le bon fonctionnement des systèmes et dispositifs en place.
Supervision et soutien au personnel :
Veillez à la sécurité des locaux pour le bien des bénévoles, du personnel et des membres
Promouvoir activement auprès du personnel et des bénévoles une ambiance de travail accueillante, sympathique, bienveillante et qui inspire l’autonomie (empowering)
Effectuer des rencontres de supervision mensuelles pour tout le personnel – ou sur une base plus fréquente, au besoin
Assurer que le personnel se comporte de manière professionnelle, suivant la déontologie, les règlements, politiques et procédures organisationnelles pertinentes
Proposer des occasions de développement professionnel au personnel
Travailler de concert avec le personnel afin d’assurer que les membres reçoivent la meilleure qualité de service possible
Assurer la tenue de réunions de tout le personnel (deux fois par mois, au minimum) et la tenue d’un procès-verbal de chaque réunion (possibilité d’une présidence à tour de rôle, c-à-dire animation par chaque membre du personnel en alternance)
Assurer que l’organisme se conforme aux lois des normes du travail
Veillez à ce que les documents RH soient mis à jour et restent confidentiels
Recruter et offrir la formation initiale au nouveau personnel, au besoin
Veillez à ce que les documents RH soient mis à jour et restent confidentiels
Recruter et offrir la formation initiale au nouveau personnel, au besoin
Veillez à la mise à jour des documents et politiques RH et à la confidentialité respective;
Mettre en place plusieurs modalités de participation et de prise de décision pour les jeunes au sein de l’organisme, par moyen de la capacitation et des mesures préexistantes
Promouvoir une culture de travail d’équipe basé sur la confiance, la transparence et la collaboration.

Gouvernance (suivi règlementaire) :
Assurer que le personnel, les membres, les partenaires et bénévoles respectent les règlements et politiques de l’organisme;
Superviser et confirmer toute communication externe relative aux assemblées générales annuelles ou extraordinaires;
Développer ou mettre à jour les politiques et procédures au besoin : tel qu’une politique d’utilisation de carte de crédit de l’organisme, une politique de plaintes, une politique d’emploi des réseaux sociaux, un code de conduite;
Créer une trousse de bienvenu et assurer une formation initiale aux membres du conseil d’administration;
Assurer la formation de nouveaux membres du conseil et leur offrir un aperçu de la situation actuelle;
Fournir un rapport mis à jour sur la programmation, les finances, et les activités de l’organisme pour les membres nouvellement élus au conseil;
Assurer une communication ouverte et réciproque entre le conseil et le personnel
Explore the possibility of establishing a Youth Council (with governance committee)
Faire recours à une facilitation ou consultation contractuelle externes, au besoin, si l’état de santé ou le bon fonctionnement de l’organisme en éprouvent le besoin.

Communications :
Collaborer avec le personnel pour que des communiqués de bulletin électronique et de réseaux sociaux s’effectuent sur une base régulière;
Collaborer avec le personnel, sur une base régulière, sur le bon emploi des plateformes de communication de l’organisme, surtout quant aux heures d’opération;
Maintenir la transparence et la communication claire auprès des membres et bailleurs de fonds;
Assurer que toute période de fermeture exceptionnelle se communique à l’avance aux membres, après avoir fait des démarches pour éviter que cela soit jugée nécessaire;
Travailler de près avec le personnel afin de bien maintenir des données de présence et d’assistance aux activités, ainsi que toute autre donnée exigée par les bailleurs de fonds.

Locaux / infrastructure :
Veillez au ménage régulier et à la sécurité des locaux du bureau;
Agir de liaison avec le propriétaire, au besoin;
Assurer le paiement ponctuel du loyer et communiquer à l’écrit avec le propriétaire sur tout problème qui survient par rapport à l’espace ou à sa bonne exploitation, au cas où;
Faire l’inventaire écrit de tout équipement sur le site et hors-site, afin d’en assurer la sécurité et le bon maintien.
Assurer que les systèmes informatiques fonctionnent correctement et contacter le soutien technique au besoin.

Exigences
Disponible pour entrer en fonction en mode présentiel sur Montréal (au bureau de P10 dans le quartier Ahuntsic)
Un vécu 2SLGBTQI+ et expérience dans ses communautés;
Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un poste de direction (peu importe le domaine, un atout si l’expérience relève du milieu sans but lucratif);
Preuve de bilinguisme pratique français-anglais, c-à-d la facilité d’entretenir une conversation avec les membres et partenaires, ainsi que la capacité de rédiger des demandes de subvention dans les deux langues;
Engagement à conformer aux règlements, politiques, valeurs et approches de l’organisme;
Expérience dans le maintien d’un milieu de travail ancré dans l’anti-oppression et l’équité;
De fortes compétences quant à la gestion et supervision des finances, preuve de minutie;
Forte capacité à communiquer et agir selon une déontologie bien fondée;
Capacité de polyvalence (multitâche) et de gestion simultanée de divers objectifs;
Collaborative, confident leadership style;
L’expérience dans le recrutement, la supervision, le soutien, et au cas où, dans la mise en place de mesures disciplinaires à l’égard du personnel;
Grande capacité de l’animation de groupe, ainsi qu’une familiarité avec la prise de décision par consensus;
À l’aise de travailler avec une équipe en mode présentiel ou à distance;

Atouts:
Expérience de travail dans au moins un des contextes suivants : un organisme 2SLGBTQI+, un organisme jeunesse, organisme BIPOC (Noires, autochtones, personnes racisées), agence de santé ou de services sociaux, au sein d’un organisme de travail de proximité auprès de sa clientèle, etc.;
Expérience dans la gouvernance associative, par ex. assemblées générales extraordinaires (spéciales), accueil et formation de nouveaux membres du conseil d’administration, rédaction de politiques d’un organisme;
Expérience dans le recrutement, la supervision, le soutien et dans la mise en œuvre d’actions disciplinaires à l’égard de bénévoles ou du personnel contractuel externe;
Compétences dans les processus de résolution de conflit.

Processus d’embauche et de dépôt de candidature

Si ce poste vous intéresse ou vous intrigue, nous vous encourageons à postuler.

Nous vous encourageons de postuler même si vous ne répondez qu’à certaines exigences du poste; si vous vous considérez capable d’assurer certaines des responsabilités mais pas la totalité, nous vous invitons à postuler pareil.

Nous examinerons exclusivement les candidatures avec CV et un énoncé de motivation inclus, ce dernier peut être soumis SOIT par écrit OU par moyen d’une courte capsule vidéo. Vous pouvez postuler en anglais ou en français.

Veuillez noter que le bilinguisme fonctionnel est une exigence pour ce poste. Nous effectuerons une entrevue préliminaire afin d’évaluer votre niveau de confort dans les deux langues en amont de l’entrevue de candidature principale. Cette entrevue préliminaire sera également votre occasion de nous poser des questions à propos du poste, et d’en saisir votre niveau de confort; de notre part, il nous permettra d’évaluer votre niveau d’intérêt et de juger vos capacités de répondre aux tâches requises, au cas où.

Nous vous encourageons de nous faire part de tout élément de votre parcours qui aura informé vos compétences et votre expertise, tel que le travail non rémunéré ou informel, les stages, le bénévolat, les activités de solidarité ou de collecte de fonds, l’entrepreneuriat, l’activisme, etc. Tout ceci sera pris en compte et valorisé comme un atout en évaluant votre candidature.

Veuillez envoyer votre lettre de motivation, ou capsule vidéo, avec votre CV à
apply@p10.qc.ca à l’attention du Comité d’embauche DF au plus tard le 12 février à 9h.
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Project 10 Executive Director Job Posting
Are you passionate about 2SLGBTQI+ youth wellness and empowerment?
Do you want a job that is meaningful and that makes a difference in people’s lives, every day?
Are you the type of person who embraces challenge and complexity?
Are you a caring, positive, collaborative and confident leader?
Are you organized, efficient and autonomous?
Are you experienced with and committed to anti-oppression?

Project 10 is currently looking to hire an Executive Director to lead the organization in a proactive, organized and collaborative manner. Project 10 works to promote the personal, social, sexual and mental well being of lesbian, gay, bisexual, transgender, transsexual, two-spirit, intersex and questioning (2SLGBTQ+) youth and adults 14-25. Through advocacy and education, using a harm reduction approach, Project 10 aims to facilitate the empowerment of youth at individual, community, and institutional levels with a particular emphasis on supporting individuals and groups who experience multiple and intersecting oppressions. Services are free of charge, confidential and anonymous, and are offered in English and French.

More information on Project 10’s services and programs is here. You can also consult the last annual report and financial statements here.

We are also hiring a Funding and Finance Director at the same time. Both of these positions will include the opportunity to benefit from a solid orientation process and ongoing coaching.

Terms:
$75,000 – $80,000 (commensurate with experience)
32-40 hrs per week according to your preference and the needs of the organization, with the possibility of some hybrid work

Competitive benefits including:
Health benefits with Desjardins insurance
$500.00 per reference year (April 1-March 31) to be used toward self-care, upon approval by the Board of Directors
Four weeks vacation (two weeks are to be chosen by the employee, at least four weeks in advance, with the authorization of the Board of Directors; Two weeks are to be taken during the period when Project 10 is closed (one (1) week during the month of August and one (1) week during the month of December).
Grief days, special paid leave, leave of absence, professional development sabbatical, religious holidays as per our personnel policy

Main areas of responsibility:
Financial management
Collaborate with the Financial Director as needed to ensure the smooth functioning of financial management systems
Supervising and supporting staff
Oversee safety and security of premises for volunteers, staff and members;
Actively promote and contribute to an empowering, welcoming, positive and supportive work environment for staff and volunteers;
Do monthly supervision sessions to all staff (and more as needed);
Ensure that employees and volunteers are acting professionally and ethically, following the by-laws, policies and procedures of the organization;
Offer professional development opportunities to staff;
Work collaboratively with staff to ensure that the best quality of services are provided to members;
Ensure regular staff meetings are held (minimum twice / month) with all in attendance and minutes taken (possibility of rotating facilitation amongst staff);
Ensure that the organization follows all labour laws;
Ensure that HR records are kept up to date and confidential;
Recruit and onboard new staff as needed;
Work with staff and board volunteers to maintain and update HR policies;
Create as many leadership, collaborative decision-making and skills development opportunities for youth as possible within the organization and through the programs and services;
Promote and model a trusting, transparent and collaborative work culture within the team;

Governance
Ensure that by-laws and policies are upheld by staff, members, partners and volunteers;
Oversee and sign off on any communication made externally related to special or annual general meetings;
Develop and/or update policies and procedures where needed e.g. credit card policy, grievance policy, social media use policy, code of conduct;
Create an onboarding package and arrange for a training session for the board;
Ensure that incoming board members are adequately briefed and trained;
Ensure prompt reporting on programs, finance, and operations as a whole for incoming board;
Ensure a direct means of communication between staff and board e.g. staff reports to the board done through rotating staff members, and reports back from board meetings by rotating staff;
Explore the possibility of establishing a Youth Council (with governance committee)
Contract external facilitators and consultants when needed to ensure the health and good functioning of the organization;

Communications
Work with staff to send out regular communications via e-newsletter and social media to members;
Coordinate with staff to ensure appropriate use and regular updating of all of the organizations’ communications platforms with regards to hours and services;
Maintain transparency and clarity with members and donors;
After working to find other solutions, ensure that any closure periods are communicated in advance to the membership;
Work with staff to keep records of attendance at activities and other pertinent information that is required for funders;
Building / Infrastructure
Oversee the regular cleaning and security of the office space;
Liaise with the landlord as needed;
Ensure rent is paid on time and that any maintenance issues that fall within the scope of the lease are flagged in writing to the landlords promptly;
Create an inventory list and ensure the safety and security of all equipment on and off the premises;
Ensure that proper IT systems are functioning and contract support when necessary;

Requirements
Available to work in person in Montreal (at the P10 offices in the neighbourhood of Ahunstic)
Lived experience in 2SLGBTQI+ communities;
Minimum of 3-5 years experience in a management, coordination or administrative position in the non-profit sector, specifically with experience in supporting and supervising staff;
Functional bilingualism e.g. ability to converse with members and partners comfortably in French and English, ability to write grants in French and English;
Commitment to upholding the bylaws, policies, values and approaches of the organization;
Past experience in contributing to and upholding an anti-oppressive, equitable workplace;
Strong, organized financial management and oversight skills;
Strong ability to communicate and act in a professional and ethical way;
Ability to multitask and manage multiple priorities simultaneously;
Collaborative, confident leadership style;
Previous experience recruiting, supervising, supporting, and when necessary, overseeing disciplinary actions with staff;
Strong group facilitation skills and past experience with consensus-based decision-making;
Comfortable with potentially working with staff partially in person and partially remote;

Assets:
Previous experience working in any of the following: 2SLGBTQI+ organization, youth organization, BIPOC organization, health and social services organization, direct service provision organization etc.;
Previous experience with governance e.g. special general meetings, onboarding new board members, writing policy;
Previous experience recruiting, supervising, supporting and when necessary, overseeing disciplinary actions with volunteers and contractors
Conflict resolution skills.

Application and hiring process
If you are at all interested or curious, we encourage you to apply.
We encourage you to apply even if you have some of the requirements, not all of them, and even if you see yourself doing some of the tasks above, and not all of them.
Only applications that include a cover letter OR short video presentation and CV will be accepted. You can apply in English or French.
Please note that functional bilingualism is required for this position. We will be doing a pre-screening to assess your level of comfort with both languages before a full interview. This pre-screening will also be an opportunity for you to ask us questions about the position and assess your interest and comfort with what you might be taking on.
We strongly encourage you to share any relevant lived experience that you have that contributes to your skills and expertise, such as unpaid and under the table work, internships, volunteer experience, grassroots solidarity and fundraising work, entrepreneurship, activism etc. This is valued and will be considered as an asset in the hiring process.
Please send your cover letter or video, as well as your CV Attn: ED Hiring Committee to apply@p10.qc.ca by Feb. 12th at 9am.

Employment Equity
Project 10 recognizes the unique contributions of people who experience marginalization or oppression and invites people who are Black, Indigenous, people of colour, women, 2SLGBTQIA+, people with disabilities, people who are HIV+, and/or previously incarcerated to apply. Project 10, as a youth organization, encourages those that are near our age mandate to apply. (Unfortunately, those under 18 are not eligible, nor are current or recent Project 10 service users.)

If you have any accessibility needs for the interviewing process, please don’t hesitate to make that known to the hiring team. We will do our best to accommodate you.

Only applicants selected for a pre-interview will be contacted.

If you have any questions about the position or the application process, please email apply@p10.qc.ca and a member of the hiring committee will get back to you. A new Board of Directors will be elected at the Special General Meeting on January 22nd at 6:30. All are welcome to attend. This will be a good opportunity to learn about P10, hear from staff and meet the incoming Board of Directors. See the P10 website for more information and email admin@p10.qc.ca to learn more about becoming a member.