Vous cherchez à donner un sens à votre travail administratif ? Vous aimez travailler en équipe avec des collègues engagés (ées) ? Vous avez à cœur le bien-être des enfants et des familles ?
Le Centre de pédiatrie sociale de Saint-Laurent cherche un agent administratif ou une agente administrative pour assurer un soutien administratif à la direction et au personnel du centre, et offrir un accueil chaleureux aux familles et aux enfants.
ACCUEIL ET TÉLÉPHONE
• Accueillir les familles et les visiteurs se présentant au Centre de pédiatrie sociale et à la Maison de l’enfance de façon chaleureuse et attentionnée.
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et le courrier.
• Suivre rigoureusement le protocole d’accueil en vigueur dans toutes ses interventions téléphoniques et en personne.
• Évaluer les besoins des parents et les diriger vers les services appropriés
• Diriger les demandes particulières vers les personnes responsables.
• Gérer les prises de rendez-vous auprès des familles et des membres de l’équipe
• Confirmer les rendez-vous dans les plus brefs délais.
• Tenir à jour la liste d’attente pour les activités de prévention, et assurer le suivi avec la Maison des familles
• S’assurer du bon ordre et de la propreté de l’aire d’accueil et du salon des parents
ADMINISTRATION DES DOSSIERS MÉDICAUX ET DE LA BASE DE DONNÉES
• Ouvrir les nouveaux dossiers sur la base de données.
• Gérer l’ensemble des formulaires nécessaires au suivi des dossiers.
• Faire le suivi de tout le cycle administratif de la base de données
• Mettre en place des outils de suivi.
ADMINISTRATION DES DOSSIERS – ACTIVITÉS DE PRÉVENTION
• Participer à l’inscription des enfants fréquentant les activités de prevention
• Créer et tenir à jour les dossiers papiers ou les dossiers informatiques
• Faire le suivi de l’archivage et de la numérisation des dossiers
• Mettre en place des outils de suivi.
ORGANISATION DES CLINIQUES
• Faire le suivi des priorisations des enfants
• Assurer la logistique des rendez-vous (horaires médecins, intervenants, intervenants externes)
• Faire les demandes d’interprètes
• Faire le suivi des calendriers de reservation des salles et des calendriers de disponibilité des intervenants
• Toute autre tâche administrative connexe
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COMPÉTENCES
• Bon sens de la planification et de l’organisation
• Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
• Capacité de gérer des projets complexes
• Autonomie et sens de l’initiative
• Bon jugement
• Écoute, empathie et patience
• Professionnalisme et discrétion
• Aisance dans les communications interpersonnelles.
• Capacité d’adaptation
• Respect en tout temps de la confidentialité des informations obtenues et transmises dans le cadre du travail.
• Bonne maîtrise du français écrit et bonnes capacités de redaction
• Bon sens de la planification et de l’organisation
• Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
• Capacité de gérer des projets complexes
• Autonomie et sens de l’initiative
SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE
• DEP en techniques administratives ou formation équivalente
• Expérience de travail auprès d’une population vulnérable
• Expérience d’au moins 2 ans dans des fonctions similaires
CONDITIONS
Poste permanent – 32 h semaine, horaire de jour
Échelle salariale de 20 $ à 23.44 $/heure selon la formation et l’expérience
POUR POSER SA CANDIDATURE
c.durocher@aucoeurdelenfance.ca