BABILLARD COMMUNAUTAIRE

2021-10-15
Cote-des-Neiges Black Community Association / Association de la Communauté Noire de Côte-des-Neiges

Administrative Manager / Gestionnaire de l’administration

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The Cote-des-Neiges Black Community Association is seeking an experienced leader to take on the role of Administrative Manager, as we approach the 50th anniversary of our organization.

Our mission is to support the development of social, cultural, educational and economic institutions in our community. We will strive to develop partnerships and collaborate with institutions to provide effective services and programs which will address the needs of our community. Cote-des-Neiges Black Community Association (CDNBCA) is guided by strong principles which enshrine the rights of all people in this society to live with equality and dignity.

POSITION SUMMARY
The Administrative Manager is responsible for the management and supervision of all administrative systems to ensure organizational effectiveness and efficiency. Reporting to the Executive Director, the Administrative Manager also contributes to the development and implementation of organizational strategies, policies and practices. This bilingual position is also responsible for coordinating and implementing strategies for CDNBCA programming, human resources, customer service, communications and systems management. This position will also interact with the Board of Directors.

RESPONSIBILITIES:

ADMINISTRATION:
Oversees and manages all client files, systems and controls.
Manages and increases the effectiveness and efficiency of support systems (HR, IT and client services), processes and policies in support of the organization’s mission
Oversees and supervises the administrative functions of the organization including reception, property/facility management, safety of the work environment, and provision of furnishings and equipment necessary for effective operations
Plays a significant role in long‐term planning, including an initiative geared toward operational excellence.
Supports Executive Director with grant-writing and reporting in addition to clerical tasks
Maintains and prepares reports on the monthly, quarterly and annual program statistics.
Plans and attends regular meetings with Executive Director regarding administrative, operational and programing planning
Ensures that all programs are designed to meet the organization’s goals and objectives, and are in line with the strategic plan and Theory of Change
Develops and executes the social marketing strategy to solicit participants for programs
Oversees organization’s insurance policies
Attends partners’ meetings on behalf of the organization
Liaises with participants, parents/guardians on a regular basis
Suggests areas to improve efficiencies
Performs other duties as assigned by the Executive Director
Operates in front-facing environment

HUMAN RESOURCES:
Participates in the recruiting, hiring and training process of Program Coordinators and contractors
Oversees the smooth operation of programs and services, supervising and offering support to Program Coordinators on a weekly basis
Contributes to initial and annual evaluations of staff
Supports Executive Director in addressing grievances and disciplinary measures as needed
Other duties as assigned by the Executive Director

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES
Requirements:
Degree in Administration or related field (i.e. human resources, business, leisure, recreation, social work studies)
2-5 years experience with team management and administration
Knowledge of and work experience in the non-profit sector
Excellent computer skills and proficient in MSOffice Software suite, as well as other related software(s), Internet navigation and all social media platforms.
Fluently bilingual (English and French) with excellent communication skills both verbal and written
Knowledge and experience in organizational effectiveness, operations management, and implementing best practices
Excellent interpersonal skills and a collaborative management style
Ability to work flexible hours may be required
A demonstrated commitment to high professional and ethical standards▪
Excels at operating in an fast pace, community environment
Experience in customer facing environment
Delegates responsibilities effectively

Assets:
Experience in developing youth, family, recreational or health & social service programs in the community sector

Hire Date: Immediately

Salary: 50-55K / annually

Benefits: Paid vacation, employer subsidized insurance and other reimbursed work related expenses

Schedule: Monday to Friday 10am‐5pm (flexible work schedule may be possible)

Location: Cote des Neiges Black Community Association, 6585 Cote‐des‐Neiges Road / possibility of teleworking

Type of position: Regular,full‐time

Reports to: Executive Director

To apply, please send CV and cover letter to cdnbcahiring@gmail.com with the title of the position in the subject line by Friday, Oct. 15th at noon.
Only candidates selected for an interview will be contacted.

CDNBCA encourages applications from a diversity of people who traditionally experience barriers to employment. We encourage you to self-identify in your cover letter. Your information will remain confidential within the hiring committee.

GESTIONNAIRE DE L’ADMINISTRATION
L’Association de la communauté noire de Côte-des-Neiges est à la recherche d’un leader expérimenté pour assumer le rôle de directeur des opérations, à l’approche du 50e anniversaire de notre organisation.

Notre mission est de soutenir le développement d’institutions sociales, culturelles, éducatives et économiques dans notre communauté. Nous nous efforcerons d’établir des partenariats et de collaborer avec les institutions afin de fournir des services et des programmes efficaces qui répondront aux besoins de notre communauté. L’Association de la communauté noire de Côte-des-Neiges est guidée par des principes forts qui consacrent le droit de toutes les personnes de cette société à vivre dans l’égalité et la dignité.

RÉSUMÉ DU POSTE
Le gestionnaire de l’administration est responsable de la gestion et de la supervision de tous les systèmes administratifs afin d’assurer l’efficacité et l’efficience organisationnelle. Relevant du Directeur/rice Général, le gestionnaire de l’administration contribue également à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies, de politiques et de pratiques organisationnelles.

Ce poste bilingue est également responsable de la coordination et de la mise en œuvre des stratégies pour la programmation de l’ACN-CDN, les ressources humaines, le service à la clientèle, les communications et la gestion des systèmes. Ce poste interagit également avec le conseil d’administration.

RESPONSABILITÉS:
ADMINISTRATION:
Supervise et gère tous les fichiers, systèmes et contrôles des clients.
Gère et accroît l’efficacité et l’efficience des systèmes de soutien (RH, TI et services à la clientèle), des processus et des politiques à l’appui de la mission de l’organisation.
Supervise les fonctions administratives de l’organisation, y compris la réception, la gestion des biens et des installations, la sécurité de l’environnement de travail et la fourniture du mobilier et de l’équipement nécessaires à des opérations efficaces.
Joue un rôle important dans la planification à long terme, y compris une initiative axée sur l’excellence opérationnelle.
Soutient le DG avec la rédaction de demandes de subventions et de rapports en plus des tâches de bureau.
Tient à jour et prépare des rapports sur les statistiques mensuelles, trimestrielles et annuelles du programme.
Planifie et assiste à des réunions régulières avec le Directeur Général concernant la planification administrative, opérationnelle et de programmation.
S’assure que tous les programmes sont conçus pour atteindre les buts et objectifs de l’organisation et sont conformes au plan stratégique et à la théorie du changement.
Élabore et exécute la stratégie de marketing social pour solliciter les participants aux programmes.
Supervise les polices d’assurance de l’organisation.
Assiste aux réunions des partenaires au nom de l’organisation.
Assure régulièrement la liaison avec les participants, les parents et les tuteurs.
Suggère des domaines pour améliorer l’efficacité.
S’acquitte d’autres tâches assignées par le Directeur Général
Fonctionne dans un environnement frontal .

RESSOURCES HUMAINES:
Participe au processus de recrutement, d’embauche et de formation des coordonnateurs de programme et des entrepreneurs.
Supervise le bon fonctionnement des programmes et des services, supervise et offre du soutien aux coordonnateurs de programme sur une base hebdomadaire
Contribue aux évaluations initiales et annuelles du personnel
Aide le Directeur Général à traiter les griefs et les mesures disciplinaires au besoin.
Autres tâches assignées par le Directeur Général.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES
Exigences:
Diplôme en administration ou dans un domaine connexe (c.-à-d. ressources humaines, affaires, loisirs, études en travail social)
2-5 ans d’expérience dans la gestion et l’administration d’équipes
Connaissance et expérience de travail dans le secteur à but non lucratif
Excellentes compétences en informatique et maîtrise de la suite logicielle MSOffice, ainsi que d’autres logiciels connexes, de la navigation Internet et de toutes les plateformes de médias sociaux.
Bilingue courant (anglais et français) avec d’excellentes compétences en communication à l’oral et à l’écrit
Connaissance et expérience en matière d’efficacité organisationnelle, de gestion des opérations et de mise en œuvre des meilleures pratiques

Excellentes compétences interpersonnelles et style de gestion collaborative
La capacité de travailler à des heures flexibles peut être requise
Un engagement démontré envers des normes professionnelles et éthiques élevées
Excelle à opérer dans un environnement communautaire à rythme rapide
Expérience dans un environnement en contact direct avec le client
Délégue efficacement les responsabilités

Atout :
Expérience dans l’élaboration de programmes pour les jeunes, la famille, les loisirs ou la santé et les services sociaux dans le secteur communautaire
Date d’embauche: immédiate

Salaire: 50 000/55 000 $ annuels

Bénéfices: Vacances payées, employer subsidized insurance and other paid work related expenses Horaire: Lundi au Vendredi de 10h à 17h (horaire de travail flexible peut être possible)

Emplacement: Association de la Communauté Noire de Côte-des-Neiges, 6585 Chemin de la Côte‐des‐Neiges / possibilité de télétravail

Type d’emploi: Régulier, temps-plein

Rapport à: Directeur/rice Général

Avantages sociaux : Congés payés, assurance subventionnée par l’employeur et autres dépenses liées au travail remboursées
Pour postuler, veuillez envoyer un CV et une lettre de motivation à cdnbcahiring@gmail.com avec le titre du poste dans la ligne d’objet avant le vendredi 15 octobre à midi.

L’Association de la Communauté Noire de Côte-des-Neiges encourage les candidatures d’une diversité de personnes qui rencontrent traditionnellement des obstacles à l’emploi. Nous vous encourageons à vous identifier dans votre lettre de motivation. Vos renseignements demeureront confidentiels au sein du comité d’embauche.