BABILLARD COMMUNAUTAIRE

Comité sectoriel de main d’œuvre de l’économie sociale et de l’action communautaire

Adjoint.e exécutive

CSMO_Horizontal

LE CSMO-ÉSAC

Travailler au CSMO-ÉSAC c’est faire partie d’une équipe compétente, dévouée et dynamique, qui carbure à l’échange de savoirs et d’expertises, au mieux vivre ensemble et à la complicité généreuse entre collègues. Passionné par le développement des compétences et par la recherche de solutions aux grandes problématiques de main-d’œuvre, le CSMO-ÉSAC recherche les profils talentueux souhaitant se joindre à son équipe.

CE QUE NOUS OFFRONS

Un milieu de travail dynamique où règnent la solidarité et l’équité;

La conciliation famille-vie personnelle-travail;

Des bureaux facilement accessibles en transport en commun et en transport actif (tout près du métro Papineau, piste cyclable);

8% de vacances de vacances après 1 an;

Congé des fêtes de fin d’année payé après probation de 6 mois;

Congés mobiles au prorata des heures travaillées;

Congé maladie au prorata des heures travaillées;

L’accès à des assurances collectives après 3 mois;

Un programme de REER collectif après 3 mois;

DESCRIPTION DU POSTE

Relevant de la direction générale, la personne titulaire du poste appuie l’organisation et la direction générale dans différents dossiers opérationnels et administratifs. Au cœur du bon fonctionnement de l’organisation, elle contribue à la bonne organisation et planification du travail de l’équipe de direction, entretient des relations positives avec les partenaires et fournisseurs externes et fait preuve d’un grand sens éthique. L’adjoint·e exécutif·ve a de fortes aptitudes et l’intérêt de se former dans l’utilisation d’outils technologiques.

Rôle et responsabilités

Gestion administrative (40%)

Assurer la gestion des fournitures de bureau

Coordonner les services généraux (entretien des locaux, gestion des équipements, système d’alarme, clefs des bureaux, etc.)

Représenter l’organisation auprès de divers fournisseurs

Préparer les dépenses, traiter les notes de frais et tenir à jour les dossiers financiers simples

Appuyer l’organisation logistique de projets spéciaux, séminaires, formations ou événements organisés par l’organisation : réservation de salles, traiteurs, accueil de participant·es, etc.

Effectuer des tâches administratives générales telles que la gestion des fichiers, la numérisation de documents et la tenue à jour des bases de données

Effectuer le classement et la gestion des documents administratifs et promotionnels

Communications (35%)

Gérer la correspondance électronique et postale, trier les courriers et répondre aux demandes de renseignements

Répondre aux appels téléphoniques, filtrer les appels, prendre des messages lorsque nécessaire et répartir les appels si nécessaire auprès des différentes équipes au sein de l’organisation

Préparer et modifier les documents, les rapports et les présentations (notamment dans le cadre des rencontres de conseil d’administration, de conseil exécutif, d’Assemblée générale)

Gérer les accès aux formations à distance en asynchrone et des outils virtuels (telles les boîtes à outils) et assurer le service à la clientèle des formations en ligne.

Appui direct à la direction générale (25%)

Gérer l’agenda de la direction générale, planifier les réunions, les rendez-vous et les déplacements

Organiser et coordonner les déplacements professionnels, y compris la réservation d’hôtels et d’autres arrangements logistiques.

Préparer et transmettre les ordres du jour de certaines réunions

Effectuer la prise de notes et transmettre les comptes rendus

Compétences requises pour ce poste

Forte aptitude à travailler en équipe

Capacité à établir et à entretenir des relations professionnelles efficaces

Fortes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément

Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives

Compétences en gestion du temps et en résolution de problèmes

Capacité à travailler efficacement, à s’adapter et à respecter des délais serrés

Discrétion, sens éthique et capacité à traiter des informations confidentielles de manière appropriée

Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français

Anglais fonctionnel à l’écrit et à l’oral

Maîtrise des logiciels de bureautique tels que Microsoft Office (Outlook, Teams, Sharepoint, Word, Excel, PowerPoint, etc.) et Zoom

Aisance et intérêt à apprendre à travailler avec des outils collaboratifs et/ou émergeants tels qu’Asana ou Chat GPT

Profil recherché

DEC en techniques de l’administration ou DEC en gestion du travail administratif ou équivalent

3 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement en OBNL ou coopérative

Intérêt pour l’action communautaire et l’économie sociale

Diversité, équité et inclusion

Le CSMO-ÉSAC reconnait et valorise la diversité. Elle est une richesse et une source d’innovation. Aussi, le CSMO-ÉSAC propose un environnement de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs premières.

Comment postuler

Les personnes intéressées à poser leur candidature sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre d’intention à rh@csmoesac.qc.ca avant le 25 mars 10:00AM.

Et après

Le processus de recrutement se déroulera en deux temps :

Nous communiquerons rapidement avec les personnes dont les candidatures sont retenues le 08 ou 09 avril .

Si l’envie d’aller plus loin ensemble est bien là, nous vous inviterons ensuite à participer à une entrevue en présentiel et à réaliser un test pratique.

Fichiers attachés